1. Allgemeine Bestimmungen

Mondial Congress & Events/Mondial GmbH & Co. KG behält sich das Recht vor, diese Datenschutzbestimmungen jederzeit unter Beachtung der jeweils geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu ändern.

NB: Nicht alle der folgend genannten Datenkategorien/Verarbeitungsprozesse treffen auf jede Veranstaltung zu, je nachdem für welche Leistungen Mondial Congress & Events im Einzelfall kontrahiert wurde. Falls bestimmte Datenkategorien/Verarbeitungsprozesse von der veranstaltenden Gesellschaft und/oder einem anderen, zusätzlichem Dienstleister verantwortet werden, so wird auf die entsprechenden Datenschutzbestimmungen für diese Bereiche auf den jeweiligen Plattformen/Websites entsprechend hingewiesen. 

1.1. Persönliche Daten:
Ihre (im Zuge der Eingabe im Onlineformular bzw. von Ihrem Gruppenkoordinator gesendeten) freiwillig übermittelten persönlichen Daten werden entsprechend der jüngsten Rechtsvorschriften zu Datenschutz (DSGVO) erhoben, gespeichert und verarbeitet.

Registratur, zusätzliche Buchungen & Hotelbuchung:
Eine Anmeldung/Hotelbuchung zur ausgewählten Veranstaltung ist ohne das Erheben, Speichern und Verarbeiten Ihrer persönlichen Daten nicht möglich. Dies geschieht ausschließlich zum Zweck der Organisation und Durchführung der Veranstaltung. Ihre Daten werden nur an Dritte weitergegeben, die direkt in den Veranstaltungsablauf involviert sind und wenn der organisatorische Ablauf dies erforderlich macht – entsprechend den Erfordernissen Ihrer Buchungen (Veranstaltende Gesellschaft, Hotel, Transportunternehmen, Reiseversicherung, etc.).

Abstract-Einreichung:
Eine Einreichung Ihrer wissenschaftlichen Arbeit zur ausgewählten Veranstaltung ist ohne das Erheben, Speichern und Verarbeiten Ihrer persönlichen Daten nicht möglich. Dies geschieht ausschließlich zum Zweck der Organisation und Durchführung der Veranstaltung. Ihre Daten werden nur an Dritte weitergegeben, die direkt in den Veranstaltungsablauf involviert sind und wenn der organisatorische Ablauf dies erforderlich macht (z.B.: Wissenschaftliches Komitee veranstaltende Gesellschaft, Reviewer, Publisher). 

Ausstellung- und/oder Sponsoringteilnahme: 
Eine Teilnahme als Aussteller und/oder Sponsor bei der ausgewählten Veranstaltung ist ohne das Erheben, Speichern und Verarbeiten Ihrer persönlichen Daten und den Daten der Firma, die Sie vertreten, nicht möglich. Dies geschieht ausschließlich zum Zweck der Organisation und Durchführung der Veranstaltung. Ihre Daten werden nur an Dritte weitergegeben, die direkt in den Veranstaltungsablauf involviert sind und wenn der organisatorische Ablauf dies erforderlich macht – entsprechend den Erfordernissen Ihrer Buchungen (Veranstaltende Gesellschaft, Standbauer, etc.).

1.2. Bilder/Filme:
Das Folgende gilt nur für Veranstaltungen, bei welchen Mondial Congress & Events der ernannte PCO ist, der für die allgemeine Organisation der Veranstaltung verantwortlich ist. Daher gilt Folgendes nicht für Veranstaltungen, bei welchen Mondial Congress & Events nur für Hotelbuchungen zuständig ist (Official Housing Agency) und/oder bei welchen Mondial Congress & Events nur als Auftragsverarbeiter für die Veranstaltungsanmeldung = Registratur fungiert (Official Registration Partner):

Mit der Anmeldung zur ausgewählten Veranstaltung gewähren Sie Mondial Congress & Events/Mondial GmbH & Co. KG sowie der veranstaltenden Gesellschaft die Erlaubnis, Fotos/Filme, die von Ihnen bzw. Ihrer Firmenpräsenz während der Veranstaltung von unserem offiziellen Fotografen(team) aufgenommen bzw. über Screencapture festgehalten wurden, auf unbestimmte Zeit für Marketingzwecke (Veranstaltungsberichte, Bewerbung von Nachfolgeveranstaltungen & Eigen-Marketing) zu nutzen. Wenn Sie möchten, dass keine Fotos/Filme, in welchen Sie abgelichtet wurden, veröffentlicht werden, können Sie uns jederzeit kontaktieren: dataprotection@mondial-congress.com

1.3. Links zu anderen Websites:
Unsere Online-Formulare können Links zu anderen Webseiten enthalten. Mondial Congress & Events/Mondial GmbH & Co. KG ist nicht für die von Ihnen auf anderen Webseiten eingegebenen Daten verantwortlich. Unsere Partnerunternehmen unterliegen so wie wir der DSGVO, die Umsetzung dieser obliegt jedoch jedem Unternehmen selbst. Unsere Datenschutzrichtlinien gelten ausschließlich für Daten, für welche wir (Mondial Congress & Events/Mondial GmbH & Co. KG) verantwortlich sind.

2. Informationspflicht gem. Art 12-14 DSGVO

Gerne stellen wir Ihnen folgend alle Informationen zu Verfügung in denen Art, Zweck und Umfang der Verarbeitungstätigkeiten Ihrer personenbezogenen Daten beschrieben werden.

2.1. Verantwortlicher:

Mondial Congress & Events/Mondial GmbH & Co. KG, Operngasse 20B, 1040 Wien
T: +43 1 58804 0 | F: +43 58804 – 185
E-Mail: dataprotection@mondial-congress.com
Leitung des Verantwortlichen: Mag. Stefan Walter
Datenschutzkoordinatoren: Carola Precht, Barbara Löffler

2.1.1. Gemeinsam Verantwortliche:
Bei einzelnen Veranstaltungen agiert Mondial Congress & Events als gemeinsamer Verantwortlicher für bestimmte Datenkategorien/Verarbeitungsprozesse. Falls für die ausgewählte Veranstaltung ein weiterer, gemeinsamer Datenverantwortlicher vorliegt, wird dieser entsprechend auf den jeweiligen Plattformen/Websites entsprechend ausgewiesen und, zusätzlich zu den Datenschutzbestimmungen von Mondial Congress & Events, auch dessen Datenschutzbestimmungen entsprechend zur Verfügung gestellt.

2.2. Zwecke der Datenverarbeitung:
Je nach Teilnehmerstatus und Buchungsumfang (siehe Buchungsübersicht Ihrer Bestätigungs-E-Mails) der betroffenen Personen werden dessen Daten für ein oder mehrere der unten gelisteten Zwecke verarbeitet.

Unvollständig abgeschlossene Online-Buchungen: Darüber hinaus können personenbezogene Daten verarbeitet werden, wenn Sie eine Online-Buchung über unsere Links beginnen, diese jedoch nicht abschließen. Falls Sie den Buchungsprozess nach der Eingabe einer Email-Adresse abbrechen, speichern wir in diesem Schritt die bis dahin eingegebenen persönlichen Kontaktdaten, um Sie einmalig per E-Mail daran zu erinnern, dass Ihre Buchung noch nicht abgeschlossen wurde, und Ihnen die Möglichkeit zu geben, diese personalisiert fortzusetzen und fertig zu stellen.

2.3. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitungszwecke:

2.4. Drittfirmen Datenempfänger - Kategorien: 
Die Empfänger erhalten nur die für sie notwendigen Datenangaben, keine vollen Datensätze. Ihre Daten werden nur weitergeleitet, wenn der organisatorische Ablauf dies erforderlich macht – entsprechend den Erfordernissen Ihrer Buchungen – und wenn eine gültige Rechtsgrundlage vorliegt.

2.5. Übermittlung in Drittland: 

Persönliche Daten, die in einem Zwischenschritt bei unvollständig abgeschlossenen Online-Buchungen gespeichert werden, werden (bei Nicht-Vervollständigung der Online Buchung) am letzten Veranstaltungstag unwiederbringlich gelöscht.

Folgendes gilt nur, wenn Mondial Congress & Events regelmäßig, größere Newsletter-Kampagnen im Rahmen der ausgewählten Veranstaltung versendet und ist in der Newsletter-E-Mail ersichtlich:

Mailchimp – USA / Online Mailing Provider für Newsletter & Marketing Mailings / Angemessenheitsentscheidung EU = Standarddatenschutzklauseln (Standard Contractual Clauses/SCCs), Mailchimp garantiert die Einhaltung und Umsetzung der Standarddatenschutzklauseln (SCCs) in den Standardnutzungsbedingungen.

Sofern Mailchimp nicht für Newsletter-Kampagnen verwendet wird, sind keine Drittfirmen außerhalb der EU tätig.

2.6. Speicherdauer der Daten:
Kreditkartengarantien (z.B.: für Hotelbuchungen) sind bis 2 Wochen nach Veranstaltungsstart einsichtig und verschlüsselt aufbewahrt, danach werden diese unwiederbringlich gelöscht.

Sensible Daten (spezielle Ernährungserfordernisse), die unter Einwilligung der Betroffenen erhoben werden und Angaben der Statistischen Datenerhebung werden nach Ende der Veranstaltungsnachbereitung unwiederbringlich gelöscht. 

Alle anderen Daten werden 7 Jahre aufbewahrt, um die gesetzliche Aufbewahrungsfrist laut Umsatzsteuergesetz 1994 zu erfüllen sowie Veranstaltungsnachsorge (z.B.: nachträgliche Teilnehmerbestätigungen und Präsentationszertifikate) zu ermöglichen. 

3. Betroffenenrechte

Gerne informieren wir Sie über Ihre Rechte gemäß DSGVO:

3.1. Betroffenenrechte gem. Art 15-21 DSGVO: 

• Auskunftsrecht
• Recht auf Berichtigung
• Recht auf Löschung/Recht auf „Vergessenwerden“
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Widerspruchsrecht (bei berechtigtem Interesse des Verantwortlichen)

Detaillierte Beschreibungen finden Sie hier:
https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679&from=DE
© European Union, http://eur-lex.europa.eu/, 1998-2023

https://www.wko.at/service/wirtschaftsrecht-gewerberecht/EU-Datenschutz-Grundverordnung:-Betroffenenrechte.html 

3.2. Recht auf Widerruf gem. Art. 7 DSGVO: 

Abhängig ihrer Personenkategorie bitten wir Sie um verschiedene Einverständniserklärungen. Diese werden innerhalb der Online Registratur/Buchungsplattformen, oder direkt bei der betroffenen Person/Gruppenkoordinator/Firmenrepräsentant abgefragt. Die Einverständniserklärungen sind gemäß DSGVO nicht verpflichtend. 

Jede betroffene Person hat das Recht, ihre gegebene(n) Einwilligung(en) jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einverständniserklärung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung, nicht berührt.

Einverständniserklärungen sind jederzeit schriftlich widerrufbar an: Mondial Congress & Events/Mondial GmbH & Co. KG, Operngasse 20B, 1040 Wien oder dataprotection@mondial-congress.com

Diese Einwilligungserklärungen/aktiven Einwilligungen können beinhalten:

Verarbeitung Ihrer Daten von der veranstaltenden Gesellschaft der ausgewählten Veranstaltung
Ihre personenbezogenen Daten (bestehend aus Name, Kontaktdaten & Adressdaten), welche von Mondial Congress & Events/Mondial GmbH & Co. KG erhoben wurden, dürfen an die veranstaltende Gesellschaft der ausgewählten Veranstaltung weitergeleitet werden. Die darin genannte Gesellschaft darf Ihre personenbezogenen Daten zur Bewerbung von folge- und themenverwandten Veranstaltungen, zur Bewerbung von und Informationsweitergabe über Aktivitäten der Gesellschaft (z.B.: Preisausschreiben, Travel Grants, etc.) und zur Auswertung und Weiterentwicklung der aktuellen Veranstaltung, sowie dessen Folgeveranstaltungen verarbeiten und Sie direkt kontaktieren. 
-> diese Einverständniserklärung wird in der Online Registratur/Buchungsplattform abgefragt
-> NB: Im Falle, dass Mondial Congress & Events und die veranstaltende Gesellschaft als gemeinsam Verantwortliche agieren, werden die Daten – ohne die hier angegebene Einverständniserklärung – von beiden Parteien entsprechend der in den jeweiligen Datenschutzbestimmungen angegebenen Zwecke verarbeitet und gespeichert. 

Weitergabe Ihrer Daten an andere Teilnehmer

Vernetzung durch die Meeting Hub Funktion der ausgewählten Veranstaltung
Bitte beachten Sie: Wenn Sie sich mit einem/r anderen Teilnehmer/In, welche in der Meeting Hub Funktion der OnAir Online-Plattform oder der EventsAir Attendee/Teilnehmer App der ausgewählten Veranstaltung gelistet sind, vernetzen, erteilen Sie damit ihr Einverständnis, dass Ihre personenbezogenen Daten (Name, Organisation, E-Mail-Adresse und Website – abhängig von Ihrer Auswahl in den Privacy Einstellungen in einer oder beiden Applikationen), welche von Mondial Congress & Events/Mondial GmbH & Co. KG erhoben wurden, von dem/r ausgewählten Teilnehmer/In exportiert werden können, und er/sie für dessen eigene Zwecke direkt kontaktieren darf. 
-> Dies gilt nur für Veranstaltungen, bei welchen die Online-Plattform OnAir und/oder die Attendee/Teilnehmer App von EventsAir im Einsatz sind

Weitergabe Ihrer Daten an Aussteller & Sponsoren

Badge Scanning im Ausstellungsbereich und bei Firmensymposien am Veranstaltungsort
Bitte beachten Sie: Wenn Sie Ihr Badge von einem Aussteller/Sponsor der ausgewählten Veranstaltung scannen lassen, erteilen Sie damit Ihr Einverständnis, dass Ihre personenbezogenen Daten (bestehend aus Titel, Name, Kontaktdaten, Adressdaten, Position & Organisation/Institut), welche von Mondial Congress & Events/Mondial GmbH & Co. KG erhoben wurden, (falls nötig über einen kontrahierten Leistungsträger) an den entsprechenden Aussteller/Sponsor, bei welchem Sie Ihr Badge scannen ließen, weitergeleitet werden dürfen und dieser Sie für eigene Zwecke direkt kontaktieren darf. 

Kontaktaustausch während der virtuellen Ausstellung
a) Vernetzung durch die Meeting Hub Funktion während eines Meetings mit virtuellen Ausstellern/Sponsoren
Bitte beachten Sie: Wenn Sie sich mit einem virtuellen Aussteller/Sponsor innerhalb der Meeting Hub Funktion der OnAir Online-Plattform der ausgewählten Veranstaltung vernetzen, erteilen Sie damit ihr Einverständnis, dass Ihre personenbezogenen Daten (Name, Organisation, E-Mail-Adresse und Website – abhängig von Ihrer Auswahl in den Privacy Einstellungen der Online-Plattform), welche von Mondial Congress & Events/Mondial GmbH & Co. KG erhoben wurden, vom ausgewählten Aussteller/Sponsor exportiert werden können, und dieser Sie für eigene Zwecke direkt kontaktieren darf. 

b) Lead-Erfassung während eines Meetings mit virtuellen Ausstellern/Sponsoren
Bitte beachten Sie: Wenn Sie einer Lead-Erfassung während eines Meetings mit einem virtuellen Aussteller/Sponsor innerhalb der virtuellen Ausstellung der OnAir Online-Plattform der ausgewählten Veranstaltung zustimmen, erklären Sie sich damit einverstanden, dass Ihre personenbezogenen Daten (bestehend aus Name, Kontaktdaten, Adresse Daten & Organisation/Institut), die von Mondial Congress & Events erhoben werden, an den entsprechenden Aussteller/Sponsor weitergeleitet werden dürfen und dieser Sie für eigene Zwecke direkt kontaktieren darf.
-> diese Einverständniserklärung wird bei einem Meeting mit einem virtuellen Aussteller/Sponsor innerhalb der OnAir Online-Plattform abgefragt

Kontaktaustausch bei virtuellen Firmensymposien
Bitte beachten Sie: Wenn Sie nach Verlassen eines virtuellen Firmensymposiums der ausgewählten Veranstaltung Ihre Zustimmung zum Austausch Ihrer Kontaktdaten erteilen, erklären Sie sich damit einverstanden, dass Ihre personenbezogenen Daten (bestehend aus Name, Kontaktdaten, Adressdaten & Organisation/Institut), die von Mondial Congress & Events erhoben werden, an den entsprechenden Sponsor weitergeleitet werden dürfen, und dieser Sie für eigene Zwecke direkt kontaktieren darf.
-> diese Einverständniserklärung wird mittels des Sitzungsauswertungsformulars beim Verlassen eines virtuellen Firmensymposiums abgefragt

3.3. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde gem. Art 77 DSGVO
Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn die betroffene Person der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

4. Beschreibung sonstiger Zwecke
Berechtigte Interessen des Verantwortlichen gem. Art 6 (1) f) DSGVO

4.1. Werbung/Marketing/Informationsweitergabe:
Verarbeitung von personenbezogenen Daten der betroffenen Person um diese über die ausgewählte Veranstaltung, sowie folge- und themenverwandte Veranstaltungen zu informieren.

4.2. Weiterentwicklung/Evaluierung:
Verarbeitung von personenbezogenen Daten der betroffenen Person um das Programm, die Ausführung und Umsetzung der ausgewählten Veranstaltung, sowie von folge- und themenverwandten Veranstaltungen weiterzuentwickeln. 

4.3. Veröffentlichung des Programmes:
Verarbeitung von Personenbezogenen Daten der betroffenen Person für die Bewerbung und die Publikation des Veranstaltungsprogrammes über verschiedene Kommunikationskanäle (einschl. Website, Social Media und Druckmedien).
Betrifft die folgenden Personenkategorien: Sprecher & Vorsitzende, Abstract Präsentatoren, Industrie

4.4. Akkreditierung & Einhaltung von Compliance-Regelungen: DFP, CME, EFPIA, MedTech, etc.
Verarbeitung von personenbezogenen Daten der betroffenen Person um die Akkreditierung des wissenschaftlichen Programmes zu organisieren und die Einhaltung nationaler und internationaler Compliance-Regelungen im Bereich medizinischer Veranstaltungen zu erfüllen. 
Betrifft die folgenden Personenkategorien: Veranstaltende Gesellschaft, Sprecher & Vorsitzende, Abstract Präsentatoren, Industrie

4.5. Unvollständig abgeschlossene Online-Buchungen
Verarbeitung von personenbezogenen Daten (Kontaktdaten) der betroffenen Person, um den Buchungsprozess für Interessierte zu erleichtern und einmalig eine personalisierte Wiedereinstiegsmöglichkeit in die Online-Buchung zu ermöglichen.